Il Codice dell'Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005), all'art. 45 1° comma recita: "I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale."
La norma è chiarissima: qualsiasi mezzo telematico o informatico, vale a dire sia il fax che la PEC.
Se non dovesse bastare, soccorre il 6° comma dell'art. 43 del Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa (DPR 445/2000): "I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale."
Poiché questa norma non è mai stata abrogata, non vi è dubbio alcuno rispetto alla legittimità della trasmissione di documenti anche a mezzo fax.
Tra l'altro è da notare come entrambe le norme specifichino che all'invio telematico o informatico non debba seguire la trasmissione del documento originale.
La norma citata (art. 45 1° comma CAD, D. Lgs. 82/2005), in effetti si riferisce in modo univoco alla trasmissione di documenti alla pubblica amministrazione.
In ogni caso, si tenga presente, per quanto concerne la trasmissione di documenti tra privati, tra imprese, tra privati ed imprese, che il D.P.R. n. 68 dell’11/02/2005 (recante il regolamento sulle disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata) riconosce validità giuridica ai documenti trasmessi per posta elettronica, in generale, a prescindere da chi invia che cosa a chi.
Inoltre, nella circolare n. 1 del 2010 del dipartimento per la digitalizzazione della pubblica amministrazione e l’innovazione tecnologica (DDI), si sottolinea la necessità di utilizzare nuovi canali informatici al fine di aumentare il grado di informatizzazione e di digitalizzazione dei processi amministrativi e di rendere più trasparente ed efficace l’azione pubblica.
Nella circolare si evidenzia l’importanza della comunicazione tramite PEC, quale sistema facile e sicuro per l’interazione tra pubbliche amministrazioni, cittadini ed imprese.